Hyvän suunnitelman resepti

Hyvä suunnittelu on se osa projektia, jossa ei kannata säästää. Kaikki jakavat tämän näkökulman. Hyvä suunnittelu on investointihankkeessa kaikkien osapuolten etu. Käytännössä kuitenkin juuri tähän vaiheeseen investointi usein ontuu. Miksi?

Suunnittelu on pieni osa investointia, sen hinta on korkeintaan muutama prosentti investoinnin elinkaaren aikaisista kustannuksista. Suunnitteluvaiheessa silti päätetään ja sidotaan 90 % hankkeen kustannuksista. Kokonaisinvestoinnin kannalta mitättömällä lisäpanostuksella suunnittelun laatuun voidaan pienentää investoinnin elinkaarikustannuksia jopa kymmenillä prosenteilla, ja aikaansaada samalla käytettävyydeltään, ominaisuuksiltaan ja ekotehokkuudeltaan parempi lopputulos.

Vuoropuhelu painaa vaa’assa eniten

Miten hyvä suunnitelma syntyy?  Reseptissä aineosina ovat riittävä asiantuntemus, resurssit, kalenteriaika, tilaajan osaaminen - ja kaikkien osapuolten yhtenevät tavoitteet. Asiantuntemus ja resurssit hyvän suunnitelman tekemiseen tulevat suunnittelijalta, kunhan valintamenettely on sellainen että parhaat voimat on mahdollisuus tarjota hankkeeseen.

Ratkaisevana työvaiheena hyvän suunnitelman leivonnassa on taikinan vaivaus, eli vuoropuhelu ja yhteistyö osapuolten kesken.  Tilaajan tulee osata kertoa selkeästi omat tavoitteensa jo tarjouspyynnössä. Vuoropuhelu tilaajan ja palveluntarjoajien välillä kannattaa käynnistää jo tarjouspyyntöä laadittaessa. Keskustelun tulee jatkua läpi hankkeen. Suunnittelijan on tärkeää kuunnella myös toteuttajia, tulevia käyttäjiä ja ylläpidosta vastaavia tahoja, jotta kaikkien osapuolten tarpeet ja tietämys tulevat huomioiduiksi.

Kypsytysaika on tärkeä juttu – hyvien ratkaisujen löytäminen vaatii kehittelyä, vaihtoehtojen tarkastelua ja jatkuvaa vuoropuhelua osapuolten kesken. Liian lyhyeksi puristettu suunnitteluaika pakottaa hätiköityihin ratkaisuihin, lopputulos jää raa’aksi. 

EU:n uusi hankintadirektiivi yksinkertaistaa julkisten hankintojen sääntelyä, helpottaa neuvottelumenettelyn käyttöä asiantuntijapalvelujen hankinnassa, korostaa kokonaistaloudellisuutta arvioinnin lähtökohtana ja edistää vuoropuhelua sekä kumppanuusmallien käyttöönottoa. Yksinkertaisuus ja joustavuus pitää saada lähtökohdaksi myös parhaillaan uudistettavaan kansalliseen hankintalakiin.  Lisäksi tarvitaan opastusta ja malleja, jotta julkisia hankintoja tekevät tahot jatkossa osaavat hyvän suunnitelman reseptin.