Työeläkevakuutusyhtiö Varman kiinteistöjen ylläpitoa kehitetään portfoliotasolla

Yhteistyö Työeläkevakuutusyhtiö Varman kanssa alkoi noin 70 toimisto- ja liiketilakiinteistön kattavilla kuntoarvioilla. Pikkuhiljaa kumppanuus on laajentunut portfoliotasoiseksi kiinteistöjohtamiseksi, joka tähtää suunnitelmallisuuteen ja ennustettavuuteen.

”Kuntoarvioiden yhteydessä teetimme myös PTS-suunnitelmat systemaattisesti kaikista kohteistamme, mikä antoi paremman varmuuden kiinteistöjen kunnosta”, kertoo Varman toimitilajohtaja Toni Pekonen. ”Tavoitteena oli alusta lähtien parantaa ylläpitokustannusten ennustettavuutta.”

Yhteistyötä kehitetään koko ajan eteenpäin, mikä luo kiinteistöjen ylläpitoon säännönmukaisuutta. ”Etsimme sopivia työkaluja tukemaan sekä Varman kiinteistöjohtamista että operatiivista ylläpitotoimintaa”, kertoo Granlundin asiakkuuspäällikkö Haidar Medallal. Hänen mukaansa tyypillinen haaste monessa organisaatiossa on, että esimerkiksi talouspäälliköt katsovat kiinteistöjä eri näkökulmasta kuin kiinteistömanagerit. ”Meidän tehtävämme on yhdistää eri näkökulmat ja luoda yhtiön sisälle yhteinen kieli. Silloin johto saa kiinteistöjen tilanteesta hyvän kokonaiskuvan.”

”Granlundin palvelutarjonnan suurimpana etuna on osaamisen laaja-alaisuus.”

Capex-hallinta jalkauttaa strategian kiinteistöjen ylläpitoon

Yhteistyön pääpaino on tällä hetkellä jatkuvassa Capex-hallinnassa, joka ohjaa kiinteistöjen korjaustoimenpiteiden budjetointia ja toteutusta portfoliotasolla. ”Jokainen kiinteistö on erilainen, ja siksi kiinteistöjen vertailu vaatii toimivaa yhteismitallistamista”, Medallal korostaa. Tavoitteena on säilyttää rakennusten tekninen arvo ja varmistaa käyttäjille toimivat, turvalliset ja terveelliset tilat.

”Meidän on tärkeää kohdistaa korjaustoimenpiteet oikein”, Pekonen sanoo. ”Näin varmistamme, että kohteemme ovat asianmukaisessa kunnossa ja vältämme myös ylikorjaamista.” Granlundin konsulttien vahvuutena on ymmärrys erilaisten asiakkaiden tarpeista aina suomalaisista kunnista kansainvälisiin rahastoihin. ”Autamme nostamaan Capex-hallintaan asiakkaan strategian mukaisia asioita. Varmalla niitä ovat esimerkiksi hiilineutraalius ja energiatehokkuus”, Medallal sanoo.

Jotta Capexissa keskitytään oikeisiin asioihin, kunkin toimenpiteen kokonaisvaltaiset vaikutukset on arvioitava etukäteen. ”Kun esimerkiksi ympäristövaikutukset määritellään ennakkoon, yhtiön strategiaa pystytään viemään käytännön ylläpitoon suunnitelmallisesti”, toteaa Granlundin kiinteistö- ja ympäristöjohtamisen ryhmäpäällikkö Susanna Sairanen.

”Tavoitteena on lisätä tulevien ylläpitokustannusten ennustettavuutta.”

Kokonaisvaltainen osaaminen luo synergiaetuja

Granlundin koko palvelutarjonnan kattava hyödyntäminen tuottaa Varmalle synergiaetuja. ”Granlundin palvelujen suurimpana etuna on meidän kannaltamme osaamisen laaja-alaisuus”, Pekonen sanoo. Konsultointipalvelujen lisäksi yksi Varman hyödyntämistä työkaluista on Granlund Manager -ohjelmisto.

”Ennen hajallaan ollut kiinteistöjen ylläpitotieto kerätään nyt keskitetysti Granlund Manageriin, mikä helpottaa tiedon löydettävyyttä ja tehostaa ylläpitotoimenpiteiden suorittamista”, Pekonen korostaa. ”Olemmekin siirtämässä parhaillaan myös kiinteistöjen sähköisiä huoltokirjoja Manageriin.”